Privacyverklaring

---

---

1. Wie zijn wij?

Visualprint is een handelsnaam van Ponderosa Group B.V., een textieldrukkerij gevestigd in Leidschendam-Voorburg.

• Bezoekadres / hoofdkantoor: Oostvlietweg 19 C, 2266 GM Leidschendam
• KvK-nummer: 27098296
• BTW-nummer: [INVULLEN]
• E-mail privacy-vragen: [INVULLEN, bv. privacy@visualprint.nl]
• Telefoon: 070 – 327 22 53

Voor vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met je gegevens, kun je contact opnemen via bovenstaande gegevens.

---

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Gegevens die je actief deelt

Bij het invullen van een offerte-, contact-, of intake-formulier verwerken wij: – Naam, bedrijfsnaam, functie – E-mailadres, telefoonnummer – Adresgegevens (alleen voor levering en facturatie) – Inhoud van je bericht of aanvraag – Eventuele bijlagen (ontwerpen, specificaties) – Bij intake voor eigen-aanlevering: technische product-info (samenstelling, behandelingen, etc.)

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

Bij bezoek aan onze website verzamelen wij via Google Analytics 4 en eventuele andere tools: – IP-adres (geanonimiseerd) – Browser-type en apparaat – Bezochte pagina’s en tijd op pagina – Referentie-bron (waar je vandaan komt) – Algemene locatie-informatie (land/regio, niet exact)

Zie ook onze cookieverklaring voor details.

2.3 Gegevens uit zakelijke transacties

Bij het uitvoeren van een opdracht verwerken wij: – Factuurgegevens (verplicht voor de Nederlandse fiscus) – Betalingsinformatie (alleen voor verwerking; we slaan geen creditcard-gegevens zelf op) – Order-historie en correspondentie – Bestand-uploads (ontwerpen, specs)

---

3. Met welk doel gebruiken wij je gegevens?

Doel	Verwerkingsbasis (AVG)
Beantwoorden van je aanvragen	Toestemming + uitvoering overeenkomst
Maken en versturen van offertes	Uitvoering overeenkomst
Productie en levering van opdrachten	Uitvoering overeenkomst
Facturatie en debiteurenbeheer	Wettelijke verplichting + gerechtvaardigd belang
Improvement van onze website (analytics)	Toestemming (cookies)
Klant-feedback en kwaliteitsverbetering	Gerechtvaardigd belang
Verzending nieuwsbrief (alleen na opt-in)	Toestemming

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor: – Profilering of geautomatiseerde besluitvorming – Reclame buiten directe communicatie over je opdrachten – Verkoop of verstrekking aan derden voor commercieel gebruik

---

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Gegeven	Bewaartermijn	Reden
Offerte-aanvragen die niet doorgaan	12 maanden	Eventuele opvolging
Klant-orderhistorie	7 jaar na laatste contact	Wettelijke fiscale plicht
Facturatie-gegevens	7 jaar	Belastingdienst
Ontwerp-bestanden van klanten	6 maanden na laatste reorder	Mogelijke herhaal-opdracht
Intake-formulieren (eigen aanlevering)	12 maanden	Voor eventuele follow-up
Analytics-data (Google Analytics)	14 maanden	Standaard GA4-instelling
Cookies	1 dag tot 2 jaar	Per cookie, zie cookieverklaring
E-mail correspondentie	5 jaar	Operationele noodzaak

Na de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

---

5. Met wie delen wij gegevens?

5.1 Verwerkers (subcontractors)

Voor specifieke verwerkingen schakelen we externe partijen in:

• Hostingpartij: [INVULLEN — bijv. Plesk-host of TransIP] — voor het hosten van onze website en e-mail
• E-mail- / formulierverwerking: [INVULLEN — bijv. WPForms, Elementor Pro Forms]
• Boekhouding: [INVULLEN — bijv. Exact, Moneybird]
• Logistieke partners: PostNL, GLS, en internationaal eventueel andere — alleen NAW-gegevens nodig voor levering
• Analytics: Google (GA4) — geanonimiseerd verkeer
• Betaaldienstverlener: [INVULLEN — bijv. iDEAL via Mollie/Adyen]

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.

5.2 Wettelijke verplichtingen

In specifieke situaties kunnen wij verplicht zijn gegevens te delen met: – Belastingdienst (bij belastingaangiften en -controles) – Politie of justitie (op rechtmatig vordering) – Toezichthouders (zoals Autoriteit Persoonsgegevens)

5.3 Geen verkoop van gegevens

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

---

6. Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige van onze verwerkers (zoals Google) verwerken gegevens buiten de EU. Dit gebeurt onder: – Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie, of – Standaard contractuele clausules (SCC’s) zoals goedgekeurd door de Commissie

Voor specifieke vragen over doorgifte kun je contact met ons opnemen.

---

7. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: – Versleutelde verbindingen (HTTPS) op de website – Wachtwoord-bescherming en two-factor authentication op interne systemen – Beperkte toegang tot gegevens — alleen medewerkers die het nodig hebben – Regelmatige back-ups en update van software – Verwerkersovereenkomsten met al onze externe partijen

Bij een eventueel datalek volgen wij de meldplicht conform de AVG.

---

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens aanpassen
• Recht op verwijdering — gegevens laten verwijderen (“recht om vergeten te worden”)
• Recht op beperking — verwerking tijdelijk pauzeren
• Recht op bezwaar — bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Recht op gegevensoverdracht — je gegevens in machine-leesbare vorm ontvangen
• Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen op basis van toestemming

Om een verzoek in te dienen: stuur een e-mail naar [INVULLEN privacy-emailadres] met je verzoek en kopie van een ID-bewijs (afgeschermd waar mogelijk). We reageren binnen 4 weken.

---

9. Klacht indienen

Niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

---

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met datum van laatste wijziging onderaan.

Laatste wijziging: [INVULLEN datum] Versie: 1.0

---